Souveräne Kollaboration für Ihr Team
Gewohnte Funktionen, aber 100 % Datenkontrolle
Wiederholte Preissteigerungen, unklare DSGVO-Konformität und die völlige Abhängigkeit von einem einzigen Anbieter: Immer mehr mittelständische Unternehmen betrachten Alternativen zum Ökosystem der US-Großanbieter. Die Herausforderung besteht darin, eine Plattform zu finden, die Datensouveränität garantiert, ohne dass die Mitarbeitenden auf gewohnte Funktionen und effiziente Kollaboration verzichten müssen.
Mit suite:u bietet UPONU eine vollwertige Groupware-Alternative für den Mittelstand. Funktionale Parität zu bestehenden Lösungen wie Microsoft 365, gepaart mit 100%iger Datenkontrolle.
Die Basis von suite:u bildet “openDesk", eine Initiative des Zentrums für Digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung (ZenDiS). Hierbei werden weltweit erprobte, leistungsstarke Open-Source-Komponenten intelligent zu einer zentralen Plattform zusammengefügt. Das Ergebnis ist eine enterprise-fähige Alternative, die den US-Lösungen auf funktionaler Ebene absolut auf Augenhöhe begegnet – entwickelt mit dem klaren Blick für die Anforderungen der Privatwirtschaft und öffentlicher Behörden.
Alle Dienste werden durch ein zentrales Identity & Access Management (SSO) gebündelt, um den Arbeitsalltag so reibungslos wie möglich zu gestalten.
- Zentrale Dokumentenverwaltung: suite:u Files ermöglicht das zentrale Dokumentenmanagement und die gleichzeitige Echtzeitbearbeitung komplexer Office-Dokumente im Browser, völlig ohne Versionschaos.
- Videokonferenzen und Chat: suite:u chat und suite:u meet sichern die synchrone Kommunikation durch Ende-zu-Ende verschlüsselte Videokonferenzen und agile Channel-Strukturen ab.
- Nutzerverwaltung und Orga: Die integrierte Mail- und Kalenderfunktion bündelt die externe Kommunikation und unternehmensweite Ressourcenplanung.
Datenschutz im Alltag sicherstellen und TCO optimieren Sind die Standard-Cloud-Lösungen wirklich DSGVO-konform? Die Datenschutzkonferenz (DSK) sieht den Einsatz oft massiv kritisch. Unternehmen bewegen sich in einer permanenten Grauzone, insbesondere was den Abfluss von Diagnose- und Telemetriedaten angeht.
Neben der Compliance ist das finanzielle Risiko des Vendor Lock-ins ein massiver Treiber für den Wechsel. Wer seine Prozesse tief in proprietären Lösungen verankert hat, muss regelmäßige Preiserhöhungen bei den Lizenzen akzeptieren und wird oft in teure Premium-Tarife (wie E5) gezwungen, um grundlegende Security-Compliance überhaupt zu erfüllen. Ein Wechsel zu einer transparenten Open-Source-Strategie sichert planbare und transparente TCO (Total Cost of Ownership).
Für Unternehmen mit höchsten Sicherheitsanforderungen im Geschäftsverkehr (Kanzleien, Industrie, Gesundheitswesen, Energieversorger und Stadtwerke) ist mail:u die entscheidende Erweiterung. Es schließt kritische Lücken in der externen Kommunikation auf Gateway-Ebene:
- Keine Zertifikate auf Endgeräten notwendig: mail:u bietet automatisierte S/MIME- und PGP-Verschlüsselung direkt am Gateway. Das Key-Management erfordert keine fehleranfällige Installation von Zertifikaten auf den Endgeräten der Mitarbeitenden.
- Zentralisiertes Signatur- und Footer-Management: Unternehmensweite, zentrale Steuerung von rechtssicheren E-Mail-Signaturen, Pflichtangaben (Disclaimer) und temporären Marketing-Bannern via Active Directory / LDAP-Abgleich.
- Große Daten direkt per Mail versenden: Senden und Empfangen großer Dateien an externe Partner – DSGVO-konform, passwortgeschützt und als direkter, auditierbarer Ersatz für unkontrollierte Share-Links.
Wenn man Systemhäuser fragt, wo Daten gespeichert werden, lautet die Antwort oft: Hyperscaler an deutschen Standorten. Doch wenn der Betreiber ein US-Unternehmen (oder eine Tochter-gesellschaft) ist, schützt der bloße Standort ("Data Residency") nicht vor den rechtlichen Auswirkungen des US-Cloud-Acts.
Der stärkste Hebel für Ihre Datensicherheit ist eine echte souveräne Infrastruktur: suite:u wird ausschließlich auf von uns kontrollierter Hardware in deutschen Rechenzentren betrieben. Keine Hyperscaler, keine versteckten Datenabflüsse, keine Kompromisse. UPONU behält die volle rechtliche und physische Kontrolle über die gesamte Wertschöpfungskette.
Sie können suite:u als flexiblen Software-as-a-Service (SaaS) beziehen, der sofort einsatzbereit skaliert.
Für komplexe Compliance-Anforderungen bieten wir den Betrieb neben unserem infra:u Public Cloud Stack auch in einem dedizierten infra:u Private Cloud Stack an. Sie profitieren von einer maßgeschneiderten Managed Platform mit garantierten, transparenten SLAs. Ihre Umgebung ist logisch und physisch strikt von anderen Mandanten getrennt, was höchste Anforderungen an die Informationssicherheit (ISO 27001, NIS-2 sowie KRITIS) erfüllt und bestehenden On-Prem-Hardware-Investitionsschutz bietet.
Digitale Souveränität bedeutet nicht, dass Teams auf Effizienz verzichten müssen. suite:u liefert keine isolierten Werkzeuge, sondern eine tief integrierte Architektur, die bestehende Systemwelten nahtlos ablösen kann.
Warum nach einer Alternative suchen?
Sind die US Cloud Lösungen DSGVO-konform? Die Datenschutzkonferenz (DSK) sieht den Einsatz in der Standardkonfiguration massiv kritisch. Unternehmen bewegen sich in einer permanenten Grauzone, insbesondere was den Abfluss von Diagnose- und Telemetriedaten in die USA angeht. Standardvertragsklauseln (SCCs) bieten seit dem Schrems-II-Urteil keinen verlässlichen Schutz mehr vor dem Zugriff durch US-Behörden (FISA, Cloud-Act).
Hinzu kommt das massive finanzielle Risiko des Vendor Lock-ins. Wer einmal seine Prozesse in Lösungen wie Teams und SharePoint verankert hat, muss regelmäßige Preiserhöhungen bei den Lizenzen akzeptieren und wird durch die Anbieter oft in teure Premium-Tarife (wie E5) gezwungen, um grundlegende Security-Compliance zu erfüllen. Ein Wechsel zu einer transparenten Open-Source-Strategie verlagert den Fokus auf messbare TCO (Total Cost of Ownership) anstatt unkontrollierbarer OpEx-Kosten.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Eine Groupware ist eine Softwarelösung, die die digitale Zusammenarbeit in Unternehmen organisiert. Sie bündelt zentrale Werkzeuge wie E-Mail, Kalender, Kontaktverwaltung, Chat, Videokonferenzen und gemeinsame Dokumentenbearbeitung in einer zentralen, vernetzten Plattform, auf die alle Mitarbeitenden sicher zugreifen können.
Ja. suite:u ermöglicht das native Öffnen, gemeinsame Bearbeiten und Speichern gängiger Microsoft-Formate ohne Konvertierungsverluste über die integrierten Office-Module.
Office 365 wurde 2020 in Microsoft 365 umbenannt und schließt als Groupware inzwischen oft erweiterte Sicherheits- und Device-Management-Tools mit ein.
Bei genauer TCO-Betrachtung (Total Cost of Ownership) ja. Zwar fallen Hosting- und Betriebsaufwände an, diese sind jedoch als Plattformkosten verlässlich planbar und transparent, während proprietäre Suiten durch unangekündigte Lizenzpreiserhöhungen und erzwungene Premium-Upgrades langfristig oft deutlich teurer werden.
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