Digitale Kommunikation sicher und nutzerzentriert gestalten
Die E-Mail-Kommunikation in Unternehmen erfordert höchste Sicherheit, um Compliance-Vorgaben zu erfüllen und sensible Informationen zu schützen. Oftmals entstehen Datenpannen jedoch nicht durch technische Pannen sondern menschlichen Fehlern. Auf dieser Seite stellen wir Ihnen unsere Outlook Add-Ins SecFlow und SecEdit vor. Sie fungieren als direkte Schnittstelle zwischen dem Anwender und dem S/MIME & PGP Gateway mail:u Secure, um Fehlversendungen aktiv zu verhindern und den Nutzer nahtlos in den Sicherheitsprozess einzubinden.
Intelligente E-Mail-Prüfung
Prozess und Funktionalität der Add-Ins
Bevor eine E-Mail das Haus verlässt, analysieren unsere Add-Ins den geplanten Versand vollautomatisch im Hintergrund. Über die bestehende Anmeldung im Outlook fragt der Client mail:u Secure an, ohne dass die eigentliche E-Mail versendet wird.
Das System prüft dabei im Entwurf Absender, Empfänger, Betreff, Inhalt und Anhänge auf die eingestellten Regeln. Auf Basis dieser Prüfung erhält der Nutzer direkt in seinem Outlook eine Rückmeldung darüber, ob und wie die Nachricht sicher versendet wird.
Um verschiedene Arbeitsprozesse optimal zu unterstützen, stehen dafür zwei spezialisierte Add-Ins zur Verfügung, deren Unterschiede wichtig für die tägliche Anwendung sind.
Echtzeit-Überwachung
SECFLOW – Sicherungsmaßnahmen im Überblick
SecFlow integriert sich unaufdringlich als Flyout-Menü auf der rechten Seite des E-Mail-Clients. Es dient der reinen Information und zeigt dem Nutzer übersichtlich an, welche Aktionen das Gateway beim Senden durchführen wird.
Diese Vorab-Anzeige basiert auf den zentral konfigurierten Regeln und der aktuellen Benutzerauswahl. Es besteht beispielsweise dem Nutzer einen Button für das sichere versenden in Outlook einzublenden sodass der sichere Versand erzwungen wird.
Die Auswertung erfolgt präzise für jede einzelne Zieladresse in einer eigenen Zeile, die durch intuitive Symbole und eine entsprechende Legende leicht verständlich aufbereitet ist.
Echtzeit-Überwachung
SecEdit: Aktive Aussteuerung und Einflussnahme
SecEdit hingegen geht einen entscheidenden Schritt weiter:
Es wird als präsentes Overlay direkt über dem E-Mail-Fenster eingeblendet. Diese Einblendung kann per Konfiguration des Add-Ins vor dem Versand erzwungen werden, falls eine E-Mail besondere Aufmerksamkeit erfordert.
Im Gegensatz zur reinen Statusanzeige von SecFlow ermöglicht SecEdit dem Nutzer, die Aussteuerung der E-Mail aktiv anzupassen.
Der Mitarbeiter kann im Rahmen der vom Unternehmen definierten Aktionen direkten Einfluss nehmen – beispielsweise indem er eine spezifische Verschlüsselung gezielt erzwingt oder anpasst.
Transparenz, Kontrolle und Sensibilisierung
Transparenz
Der Anwender erfährt vor dem Versand durch eine einfache Übersicht, ob die E-Mail nach den Unternehmensvorgaben versendet werden darf.
Sensibilisierung
Benutzer werden in die Sicherheitsentscheidung einbezogen, ohne ihr gewohntes Werkzeug (Outlook) verlassen oder tiefergehende Kryptografie-Kenntnisse besitzen zu müssen.
Aussteuerungsmöglichkeit
Unternehmen behalten die strikte Kontrolle über den sicheren Versand sensibler Daten, geben dem Mitarbeiter aber durch SecEdit genau den Handlungsspielraum, der für einen reibungslosen Kommunikationsprozess nötig ist.
Einsteiger-Workshop
Jedes Unternehmen hat ganz individuelle Anforderungen an die E-Mail-Sicherheit und den Datenaustausch. In unserem gemeinsamen Einsteiger-Workshop zeigen wir Ihnen gerne die Möglichkeiten unserer Add-Ins SecFlow und SecEdit und prüfen mit Ihnen gemeinsam ob Ihre Anforderungen abgedeckt werden können.