Portal
Verschlüsselte Kommunikation ohne Schlüssel
Warum ein E-Mail-Portal?
Empfänger ohne eigenes Zertifikat stellen für die verschlüsselte Kommunikation oft ein Hindernis dar. Das mail:u Portal ist ein flexibel integrierbares Modul der mail:u Plattform und lässt sich nahtlos mit anderen Modulen (wie beispielsweise FileLink) kombinieren. Es ermöglicht eine sichere E-Mail-Kommunikation über eine browserbasierte Oberfläche – ganz ohne vorherigen Schlüsselaustausch.
Die Nutzung des Portals wird zentral über die Workflow-Engine gesteuert und ist völlig frei definierbar. Ein typisches Beispiel aus der Praxis: Immer wenn bei einer ausgehenden E-Mail kein gültiger öffentlicher Schlüssel für den Empfänger vorliegt und eine Verschlüsselung erzwungen wird, leitet das System die Nachricht automatisch in das Portal um.
Da die Regeln flexibel anpassbar sind, können Sie auch die Zugangswege exakt auf den Schutzbedarf zuschneiden: Das System unterstützt dabei sowohl eine einfache Registrierung als auch Zugänge mit erhöhten Sicherheitsmerkmalen (wie z.B. 2-Faktor-Authentifizierung).
Trifft Ihre definierte Portalregel zu, erfolgt der Versand für den Nutzer vollautomatisch im Hintergrund wie zum Beispiel:
Der Portal Versand erfolgt automatisch, wenn kein gültiger öffentlicher Schlüssel für den Empfänger vorhanden ist und eine Verschlüsselung erzwungen wird.
- Nachricht wird im Portal verschlüsselt abgelegt
- Empfänger erhält Benachrichtigung mit individuellem Link
- Nach Authentifizierung kann die Nachricht gelesen werden
- Rückantwort und Dateiupload sind direkt über das Portal möglich
Über 99% der Nachrichten ohne Schlüssel werden per Portal zugestellt – Alternativen wie ein verschlüsseltes PDF sind eher die Ausnahme. Der Prozess ist vollständig automatisiert und erfordert keine manuelle Intervention.
Technische Highlights
Mehrere Portale für einzelne Mandanten
Das System ist vollständig mandantenfähig. Es können problemlos mehrere, voneinander komplett isolierte Portale für einzelne Mandanten oder unterschiedliche Organisationen betrieben werden.
Download als EML oder PDF
Nachrichten lassen sich jederzeit zur einfachen Archivierung oder Weiterverarbeitung als EML-Datei oder PDF herunterladen.
Inhalte verschlüsselt gespeichert
Alle Nachrichten und Anhänge werden sicher verschlüsselt auf dem System abgelegt.
Ablaufdatum & automatische Löschung
Automatische Bereinigung der E-Mails und/oder Postfächer nach frei definierten Zeiträumen.
Anbindung bestehender Identity Provider
Integration in bestehende Nutzerkennungen und Zugänge durch die Anbindung von Identity Providern mittels gängigen Protokollen wie Oauth2 oder SAML.
Optionales Portal-Branding
Anpassung der Texte und der Weboberfläche an Ihr eigenes Corporate Design.
Typische Use Cases
Sichere Kommunikation
Direkter und geschützter Austausch sensibler Dokumente (z. B. an Kunden, Partner oder Patienten), auch wenn die Gegenstelle keine Zertifikate zur Verfügung stellt.
Unternehmens-prozesse abbilden
Nutzen Sie das Portal als verlässlichen Rückkanal für Angebots-, Vertrags- oder HR-Kommunikation, um komplette digitale Geschäftsprozesse medienbruchfrei abzubilden.
Kontrollierte Antwortmöglichkeiten
Sofortige sichere Kommunikation ohne vorherige Zertifikatsverwaltung. Sie können als Absender strikt einschränken, wie, ob und wann ein Empfänger aus dem Portal heraus auf eine Nachricht antworten darf.
FileLink-Integration
Durch die Kombination mit dem FileLink-Modul können auch extrem große Dateien problemlos direkt im Portal durch den Empfänger hochgeladen und sicher ausgetauscht werden.
Kostenfreier Einsteiger-Workshop
Zusammen mit unseren Experten entwerfen Sie in nur 60 Minuten kostenfrei Ihre erste automatisierte Workflow-Regel für eine sichere und konforme E-Mail-Kommunikation – exakt zugeschnitten auf Ihren Unternehmenskontext.