FileLink
DSGVO-konformer Large-File-Transfer
Große Dateien übermitteln
E-Mail-Systeme akzeptieren selten mehr als 50 MB Mailgröße. Fachabteilungen müssen jedoch CAD-Modelle, CT-Bildserien, Log-Archive oder Vertragskonvolute mit dreistelligen Megabyte-Größen übertragen.
Das Ausweichen auf unregulierte Public-Cloud-Dienste oder ungesicherte Consumer-File-Sharing-Plattformen führt dabei schnell zu Compliance-Verstößen und unkontrolliertem Datenabfluss, da sensible Unternehmensdaten die eigene Kontrollsphäre verlassen.
FileLink – die Lösung im Gateway
Sicheres Hosting
Hosting im deutschen Rechenzentrum oder in Ihrem eigenen Rechenzentrum.
Downloadbeschränkung
Konfigurierbare Limitierung der Abrufe: Legen Sie fest, wie oft eine Datei maximal heruntergeladen werden darf, bevor der Freigabelink automatisch ungültig wird.
Zeitgesteuerte Löschung
Begrenzt exakt, wie lange der Download für den Empfänger verfügbar ist. Nach Ablauf der konfigurierten Zeit werden die Dateien automatisch gelöscht.
Bidirektionaler Rückkanal
Ein Antwortlink, über den beispielsweise bearbeitete Dateien auf dem selben Weg wieder sicher zurück an den Absender übermittelt werden können.
Outlook Web-Addin
Das Web-Add-In fügt sich plattformübergreifend in Outlook ein und ermöglicht die unkomplizierte Handhabung von Download-Limits und Ablaufdaten.
FileLink automatisiert den sicheren Transfer großer oder sensibler Dateien direkt aus Ihrer E-Mail-Umgebung heraus. Das System leitet entsprechende Anhänge an das sichere FileLink-Portal weiter.
- Automatische Aussteuerung von Dateianhängen (beispielsweise 50 MB)
- Serverseitige Verschlüsselung mit AES-256
- Zeitgesteuerte Löschung nach Download
Der gesamte Prozess läuft transparent im Hintergrund ab – für den Benutzer bleibt alles beim gewohnten E-Mail-Workflow.
Praxis-Szenarien
Healthcare
Radiologische Bildserien an einen externen Arzt – der Download ist durch einen zeitgesteuerten Timer (z. B. 14 Tage) limitiert, um sensible Gesundheitsdaten nicht dauerhaft vorzuhalten.
KRITIS
SCADA-CSV-Logs (80 MB) werden an eine Zulassungsbehörde gesendet, die Passphrase-Kennung wir im separaten Kanal übermittelt.
F&E-Konsortium
Konstruktionsdaten und 3D-Druck-Dateien unter NDA – Sicherer Austausch massiver Dateipakete in Entwicklungsprojekten, ohne die Postfächer der Partner zu blockieren.
Mittelstands-Supply-Chain
Austausch von Stücklisten (XML) aus dem ERP-System – der Empfänger lädt die Datei herunter, bearbeitet sie und nutzt den bidirektionalen Rückkanal, um die signierte Rückdatei direkt wieder ins Portal einzureichen.
Legal & Compliance
Sicherer Versand von umfangreichen SCADA-Log-Archiven oder Beweismittelordnern an Behörden, bei denen gewöhnliche E-Mail-Anhänge aufgrund der Datenmengen scheitern würden.
Die Einbindung von FileLink in die zentrale Workflow-Engine ermöglicht Ihnen eine hochflexible, automatisierte Steuerung, die weit über das reine Auslagern von Dateigrößen hinausgeht:
- Präzise Bedingungssteuerung: Sie können individuell festlegen, unter welchen Bedingungen Anhänge durch Download-Links ersetzt werden sollen. Über reguläre Ausdrücke lassen sich ganz gezielt nur bestimmte Dateitypen (z. B. alle .docx- oder .pdf-Dateien) in FileLinks umwandeln.
- Individuelles HTML-Branding: Der FileLink-Abschnitt, der automatisch in die ausgehende E-Mail des Empfängers eingefügt wird, lässt sich über HTML-Templates flexibel an das eigene Corporate Design anpassen.
- Flexible Berechtigungen: Administratoren steuern zentral in der jeweiligen Regel, ob dem Empfänger zusätzlich der Upload eigener Dateien über den bidirektionalen Rückkanal erlaubt wird.
Kostenfreier Einsteiger-Workshop
Zusammen mit unseren Experten entwerfen Sie in nur 60 Minuten kostenfrei Ihre erste automatisierte Workflow-Regel für eine sichere und konforme E-Mail-Kommunikation – exakt zugeschnitten auf Ihren Unternehmenskontext.