Warum ein E-Mail-Portal?
Empfänger ohne eigenes Zertifikat stellen für verschlüsselte Kommunikation oft ein Hindernis dar. PDF-Container gelten als bekannte Ausweichlösung – bringen aber Medienbrüche und keine echte Antwortmöglichkeit mit sich.
Das Portal in mail:u secure ist der Standardweg für diese Fälle. Es ermöglicht sichere E-Mail-Kommunikation – auch ohne vorherige Schlüssel – über eine browserbasierte Oberfläche.
Automatische Regelanwendung
Wann greift die Portalregel?
Statt einer unverschlüsselten Mail oder einem PDF-Container wird eine Benachrichtigung mit einem Link und/oder einer Anleitung zum Zugang versendet werden.
Prozessübersicht
So funktioniert der Versand via Portal
Der Portal Versand erfolgt automatisch, wenn kein gültiger öffentlicher Schlüssel für den Empfänger vorhanden ist und eine Verschlüsselung erzwungen wird. Hier ist der komplette Ablauf:
• Empfänger erhält Benachrichtigung mit individuellem Link
• Nach Authentifizierung kann die Nachricht gelesen werden
• Rückantwort und Dateiupload sind direkt über das Portal möglich
• Jede Aktion wird vollständig protokolliert
Über 99% der Nachrichten ohne Schlüssel werden per Portal zugestellt – PDF ist nur die Ausnahme. Der Prozess ist vollständig automatisiert und erfordert keine manuelle Intervention.
Technische Highlights
Portal-Seiten vollständig mandantenfähig
Separate Portale für verschiedene Mandanten und Organisationen.
Inhalte verschlüsselt gespeichert
Alle Nachrichten und Anhänge werden sicher verschlüsselt abgelegt.
Unterstützung für Ablaufdatum & automatische Löschung
Automatische Bereinigung nach definierten Zeiträumen.
Logging & Tracing über OpenTelemetry
Vollständige Nachverfolgbarkeit aller Aktionen.
Optional: Portal-Branding im Corporate Design
Anpassung an Ihr Unternehmensdesign möglich.
Anbindung bestehender Identity Provider
Integration in bestehende Kundendatenbanken und Zugänge.
Typische Use Cases
Versand von sensiblen Dokumenten
An Kunden, Partner oder Patienten mit vollständiger Nachverfolgbarkeit.
Rückkanal für Angebots-, Vertrags- oder HR-Kommunikation
Sichere Kommunikation mit Antwortmöglichkeit für Geschäftsprozesse.
Ad-hoc-Verschlüsselung im B2B-Umfeld ohne PKI
Sofortige sichere Kommunikation ohne vorherige Zertifikatsverwaltung.
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