Mit dem neuesten Update erweitern wir die Automatisierungsmöglichkeiten in mail:u um ein zentrales Feature: Ab sofort werden mitunter technische Verbindungsinformationen beim Empfang einer E-Mail als Metadaten aufgezeichnet und stehen für das gesamte nachgelagerte Regelwerk zur Verfügung.

Bisher waren diese Daten oft nur tief in den System-Logs vergraben. Jetzt können Sie Variablen wie die IP-Adresse des einliefernden Servers oder auch den TLS-Status direkt abgreifen. Das öffnet Türen für völlig neue Anwendungsfälle in der Praxis, sei es für hochpräzises, ortsabhängiges Routing oder das nahtlose Zusammenspiel mit externen Archiv- und Sicherheitslösungen.

Um die neue Funktion so transparent wie möglich zu machen, haben wir die Metadaten an den wichtigsten Administrations-Schnittstellen integriert:

1. In den Workflow-Logs

Bei der Analyse von E-Mail-Prüfungen sehen Sie nun die exakten Verbindungsparameter auf einen Blick:

• Local: Der interne mail:u Empfangsserver und Port und Host des Empfängers (z. B. 10.XX.XX.XX:2222 (sender-demo.mail-u.cloud)).
• Remote: Die IP-Adresse, Port und der Host des Absenders (z. B. 46.XX.XX.XX:11111 (demo.extern.de)).
• Source: Die Rolle des Einlieferers (z. B. Sender).
• Zusatzinfos: Protokoll-Details wie Used TLS (Yes/No) und SMTPUTF8 (No).

2. In der Queue (Warteschlange)

Auch in der Warteschlange bleiben diese Daten dauerhaft an der Nachricht haften. In der Detailansicht unter „Metadata“ lässt sich die Remote-IP (z. B. 45.XX.XX.XX:66666) direkt auslesen, was das Troubleshooting im Alltag massiv beschleunigt.

Die echte Stärke des neuen Features liegt in der Kombination aus Abfrage und Aktion. Wie flexibel sich das System anpassen lässt, zeigt folgendes Praxisbeispiel: Wir prüfen, ob eine E-Mail von einer bestimmten IP-Adresse kommt, und schreiben diese Information automatisch in den E-Mail-Header.

Schritt 1: Die Bedingung (Condition) festlegen

Im Reiter Conditions bestimmen Sie, wann die Regel greifen soll:

1. Typ: Wählen Sie Environment.
2. Check type: Stellen Sie den Wert auf Remote IP.
3. Match / Value: Wählen Sie Equals und tragen Sie die gewünschte IP-Adresse ein (z. B. 127.0.0.1 bei einer Testumgebung).

Schritt 2: Die Aktion (Action) definieren

Wechseln Sie in den Reiter Actions, um die Modifikation der E-Mail zu konfigurieren:

1. Aktionstyp: Wählen Sie Change header.
2. Operation: Stellen Sie auf Append, damit bestehende Header-Zeilen nicht überschrieben, sondern ergänzt werden.
3. Key: Wählen Sie Equals und vergeben Sie den gewünschten Headernamen (z. B. X-Mlf-Connecting-IP).
4. Replacement Mode: Auf Fixed value belassen.

Schritt 3: Variablen per Template Preprocessing auflösen

Tragen Sie nun im Feld Replace with den Platzhalter für die IP-Adresse ein:

{{ .Remote.Ip }}

Der entscheidende Punkt: Setzen Sie unbedingt das Häkchen bei "Template preprocessing". Erst diese Option sorgt dafür, dass mail:u den Eintrag nicht als starren Text interpretiert, sondern den Platzhalter dynamisch durch die tatsächliche IP-Adresse des einliefernden Servers ersetzt. —

Dieses Feature nimmt Administratoren komplexe Handarbeit ab. Da die Verbindungsinformationen nun direkt in die Nachricht injiziert werden können, entfällt das nachträgliche, fehleranfällige Parses von Logfiles auf nachgelagerten Systemen. Ob für Sicherheits-Appliances, Compliance-Filter oder individuelle Routing-Szenarien, die E-Mail-Verarbeitung in mail:u wird dadurch noch ein großes Stück smarter und flexibler.